Прокрастинация - бич современного общества. Комплекс медиа развлечений в виде доступа к сети Интернет и развитая сеть цифровых коммуникаций это не только великое благо, но и колоссальный вред в виде новой проблемы - бесполезной траты времени и невозможности правильно расставлять приоритеты при выполнении срочных и важных дел.
Постоянное откладывание важных дел на потом, в конечном итоге, приводит к очень большим проблемам.
Известно, что умение расставлять приоритеты и быстро ориентироваться- незаменимые навыки успешных людей. Но как этому научиться?
По тайм- менеджменту написаны тысячи книг, но начинать надо с простых и эффективных инструментов. Одним из таких инструментов является Матрица времени Эйзенхауэра.
Будучи занятым человеком, 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр следовал принципу
«Не все срочные дела важные, и не все важные дела срочные».
Матрица, отображающая этот принцип, названа в его честь. Она позволяет планировать и рационально распределять ресурсы.
Матрица состоит из четырех квадрантов и выглядит так:
Работает она в тех случаях, когда у вас есть цели и они правильно определены. Ведь каждый раз вам нужно отвечать на два вопроса:
Это срочно?
Это важно?
Если срочных дел может быть бесконечное множество и жизнь нам их подбрасывает постоянно, то степень важности каждого из них мы можем определять сами. Да и срочность, честно говоря, критерий тоже далеко не всегда объективный.
Срочные и важные
Дела, которые нужно сделать незамедлительно. Они напрямую касаются достижения целей или являются жизненно важными.
При идеальном планировании этот квадрант матрицы должен оставаться пустым, т.к. появление важных и срочных дел является показателем Вашей неорганизованности.
Эта часть графика заполняется у многих людей из-за неправильной расстановки приоритетов, или из-за прокрастинации, т.е. склонности к постоянному откладыванию важных и срочных дел на потом.
Для того, чтобы избежать появления дел в этом квадранте, необходимо лишь вовремя выполнять пункты остальных квадрантов.
В реальном мире важные срочные дела могут возникать и не по Вашей вине. К примеру, ухудшение здоровья, нуждающийся в заботе ребенок, внезапные сложности на работе и так далее.
Но если в первый квадрант что-то всё же и стоит вписывать, то это:
- Дела, невыполнение которых отрицательно сказывается на достижении поставленных целей
- Дела, невыполнение которых может стать причиной затруднений и неприятностей
- Дела, которые имеют отношение к здоровью
Важно также помнить о том, что существует такое понятие как «делегирование». Это означает, что при появлении в этом квадранте дел, которые можно кому-либо перепоручить, этой возможностью следует непременно воспользоваться, чтобы как можно быстрее урегулировать другие важные и срочные дела.
Все дела резко становятся срочными и важными тогда, когда Вы не можете сказать «нет».
Безотказность всегда играет злую шутку. Вы становитесь тем, кому делегируют свои важные несрочные или важные срочные задачи другие люди. Отказать может быть сложно по ряду причин, но делать это необходимо.
Апеллируйте к собственным срочным делам, предложите в качестве альтернативы другого помощника, попросите паузу или укажите удобные для Вас временные рамки, переадресуйте задачу самому вопрошающему: что может сделать он? А главное- держите в голове свою цель.
Помните, что постоянное пребывание в режиме выполнения важных и срочных задач очень плохо сказывается на Вашем здоровье.
Несрочные, но важные
Этот квадрант содержит важные задачи, которые можно выполнить постепенно. Здесь как раз разворачивается все искусство планирования, ведь это дела, которые важны, но есть время составить пошаговый путь по их выполнению.
Считается, что люди, сосредоточившие свое внимание именно на этом квадранте, достигают наибольших успехов. Они дают себе возможность более содержательно и обстоятельно подходить к вопросам, тщательно планировать, отслеживать промежуточные результаты и быть гибкими.
Опытные специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют включать сюда се текущие дела, связанные с основной деятельностью, планирование и анализ работы, учебные и спортивные занятия, соблюдение оптимального графика работы и отдыха.
Важные несрочные дела могут стать
важными срочными, поэтому не стоит затягивать их выполнение.
Неважные срочные
Что отвлекает Ваше внимание от важных срочных и важных несрочных дел? Долгие телефонные разговоры, ненужные встречи, незапланированные неоплачиваемые консультации, решение вопросов связанных с компетенциями других людей (например ремонт бытовой и офисной техники) и т.д.
Все это нисколько не приблизит Вас к намеченным результатам. Нередко эти дела просто мешают сосредоточению на действительно важных задачах и снижают эффективность Вашей работы.
Главное при работе с матрицей – не перепутать срочные неважные дела со срочными важными делами. Иначе то, что должно быть выполнено в первую очередь, останется на втором плане. Всегда помните о своих целях и учитесь отличать важное от второстепенного.
Неважные срочные дела удобно делегировать кому-то: пусть принтер починит мастер. Зачем тратить время на изучение инструкций, видеороликов и попытки совершить чудо, когда на носу реальные серьезные задачи, требующие Вашего внимания?
Неважные и несрочные
Пожиратели драгоценного времени. Если задачи из предыдущего квадранта слегка отвлекают нас от основных целей, то неважные несрочные дела не приносят никакой пользы, а скорее вредят. Сюда можно отнести бесконечный скрол лент социальных сетей, пустые переписки с товарищами, многочасовые просмотры сериалов или телешоу, компьютерные игры и пр.
Неважные несрочные задачи всегда легкие и ни к чему не обязывают. Хитрость их в том, что они незаметно могут перекрывать естественный ход выполнения важных срочных, важных несрочных дел.
Как Вы уже догадались, четвертый квадрант должен занимать минимум пространства в жизни, если есть цель с конкретными сроками. Это не значит, что Вы не имеете права на отдых, .но для этого существуют и более интересные дела: чтение хороших книг, интеллектуальные игры, посещение спортзалов и бассейнов, поездки на природу и т.п.
Здесь как раз работает правило «Делу- время, потехе- час». Отдых важен и необходим, и его нужно планировать как важное несрочное дело, и не доводить до крайностей.
Как только Вы освоите матрицу Эйзенхауэра и научитесь грамотно распределять внутри неё свои дела, у Вас появится довольного много свободного времени. Вы сможете всё делать своевременно и без спешки, все Ваши дела будут в порядке, цели будут достигаться одна за другой, а сами Вы всегда будете пребывать в хорошем настроении и бодром расположении духа.
_______________________________
Комментарии
Отправить комментарий
Мы будем Вам благодарны за Ваши комментарии